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Classe Contábil
PUBLICADO 3 semanas ATRÁS.

Sete pontos importantes que você precisa saber sobre o eSocial

O eSocial é uma plataforma de submissão de informações fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciárias que será obrigatória para todas as empresas. Na prática ele substituirá integralmente as informações que antes eram feitas através da folha de pagamento

Em janeiro, o envio das folhas de pagamento passou a ser obrigatório ao eSocial para empresas que faturaram R$ 78milhões em 2016. Em julho, a regra vale para as demais, incluindo as enquadradas no Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais. Na segunda etapa de empresas incluídas na obrigatoriedade, o envio de dados será feito em cinco fases, assim como o realizado na primeira etapa. Ou seja, inicialmente, as empresas e órgãos deverão incluir no sistema suas próprias informações, ou seja, cadastros do empregador e tabelas. Os dados sobre os trabalhadores e seus vínculos trabalhistas, como admissões e desligamentos, passam a ser solicitados em um segundo momento.

Posteriormente, passará a ser obrigatório o envio das folhas de pagamento, e, em uma quarta fase, a Guia de Informações à Previdência Social será substituída pelo novo sistema. Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Quais as vantagens de se aderir ao e-Social?

De acordo com Solange Araujo Durães, da Sevilha Contabilidade, a principal vantagem é a integração de todas as entrega. “A empresa vai ganhar mais organização e padronização de seus processos, otimização do tempo com a junção de diversas declarações, um cadastro funcional sempre atualizado, integração com os órgãos como Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Ministério do Trabalho”.

Qual o impacto isso terá nas empresas?

Muitas empresas pensam que a responsabilidade para se adequar as novas regras ficam por conta da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. No entanto, todos os setores precisam estar engajados. Isso porque o sistema também envolve informações fiscais, contábeis, legais, de segurança, saúde e tecnologia da informação, entre outros. Todas as áreas da organização, portanto, precisam se comunicar: o eSocial não permite mais o isolamento.

A partir da implantação do e-Social, todo e qualquer acontecimento dentro da organização deve ser reportado para os órgãos governamentais. Ou seja, admissão e demissão de trabalhadores, alterações de contrato de trabalho, acidentes de trabalho, afastamentos temporários, entre outros. “Na prática, isso significa que os processos internos das empresas devem sofrer alterações, de forma a se enquadrarem nos novos termos exigidos pelo eSocial, demandando uma reorganização da atuação das equipes. Isso significa que, outras áreas da empresa, como o comercial e o operacional estarão sob as imposições do fisco e, com isso, a não entrega de alguma informação acarretará multa” explica Solange.

Trabalhadores serão beneficiados?

Sim. Para Solange, no futuro, o que ele pode ganhar é “agilidade em informações previdenciárias para os processos de aposentadorias”, explica.

Escritórios de contabilidade na rota das mudanças

Fundamentais para a tomada de decisões nas empresas, os escritórios devem estar prontos para a integrações de obrigações, validações de cruzamento de informações das as áreas como fiscal e contábil, segundo Solange, da Sevilha Contabilidade. Ela ainda afirma que “obrigações como Sped, verificações de incidências para rubricas e eventos encontrados na folha de pagamento, integração com empresas de saúde e segurança do trabalho, além das validações de procurações para a Receita Federal, que até então eram desobrigadas para empresas dos Simples,” são pontos importantes que merecem atenção dos escritórios.

Como preparar o e-Social nas empresas?

Para evitar surpresas, os gestores precisam se preocupar em criar uma cultura de união entre os mais diversos segmentos. É de responsabilidade deles rever processos de trabalho para fortalecer a urgência desses setores estarem alinhados. Além disso, é necessário que os colaboradores sejam treinados com o objetivo de atualizar o conhecimento técnico das normas legais trabalhistas e previdenciárias. Garantindo, dessa forma, uma implantação assertiva do eSocial, evitando prejuízos, como autuações e multas. “É muito importante que seja tenha organização. Isso inclui atualização cadastral de todos os funcionários, verificação da carga horária de cada trabalhador, certificado digital válido, estrutura e organização para armazenamento dos protocolos de retornos, arquivos XML que deverão ser armazenados por, pelo menos, 30 anos”, explica Solange.

Para ela, é importante a empresa também tenha parceiros em segurança e saúde ocupacional alinhados com as atualizações do eSocial, assim como garantir um departamento jurídico atento às atualizações da nova regra.

Escritórios contábeis ou tecnologia como alternativa?

Os escritórios de contabilidade estão prontos para ateder a nova demanda, mas se a empresa não tiver um parceiro que faça a operação de sua folha de pagamento, ela precisará investir na aquisição de softwares que estejam alinhados com o layout do eSocial. Sendo assim, nesse caso, “o profissional envolvido no processo de implantação da ferramenta precisa estar atualizado e conhecer o layout, a disposição e o conceitos das tabelas para aderir à regra”, explica Solange.

Multas e penalidades

As empresas que não enviarem os dados estão sujeitas a penalidades e multas. A multa prevista é de R$ 1,5 mil pelo não envio da escrituração digital, mas esse valor pode ser acumulado com as penalidades previstas pelas omissões das declarações que estarão sendo substituídas pelo eSocial.

O eSocial é um sistema de registro de informações criado para desburocratizar e facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores, para que as empresas possam realizar o cumprimento de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada e organizada. Por meio dele, pretende-se reduzir custos, processos e tempo gastos hoje pelas empresas com essas ações.

Quando totalmente implementado, o eSocial representará a substituição de 15 prestações de informações ao governo por apenas uma. Entre as informações que serão concentradas no sistema estão: Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).

Com as informações coletadas por cerca de 8 milhões de empresas, será criado um banco de dados único, administrado pelo governo, abrangendo 18 milhões de empregadores e 44 milhões de trabalhadores.




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