A Contabilidade como Sistema de Informação

27/12/2007

1- Introdução
Atualmente a necessidade de se obter informações exatas e de fácil entendimento e acesso dentro das organizações empresariais ganharam grande importância. Tendo em vista que vivemos num mundo de negócios exigente e totalmente globalizado, essas informações em níveis empresariais  normalmente servem para tomadas de decisões, e gerenciamento interno nas organizações empresariais. Uma vez que organizações buscam um nível de excelência cada vez maior perante seus acionistas e investidores, cada vez mais a informação gerada pela contabilidade tem tomado grande importância. E essa informação pode ser do tipo gerencial, financeira e fiscal.

2. Sistemas de Informação
Para começar a falar de contabilidade como sistema de informação, vamos entender o que é informação e posteriormente avançar, e entender a constituição de um sistema.

A informação é nada mais do que um dado que sofreu efeito externo, tendo sido trabalhado e armazenado de uma forma ou linguagem compreensível. A construção da informação vai seguir sempre uma linha que é expressa através de: Dado, Comunicação/Armazenamento, e Informação. Resumindo, segundo Padoveze(2004), “Informação é o dado processado de forma a ser entendido pelo seu receptor, e a transferência de informação é a comunicação”. Um ponto importante na construção da informação está em transmitir uma informação que tenha valor, conteúdo, relatividade, precisão e objetividade. Além disso uma boa informação gerada reduz à incerteza no processo de tomada de decisão, e aumenta assim a qualidade da decisão. Só não podemos esquecer a relação custo e benefício para gerar essa informação. Esse é um ponto importante, pois atualmente empresas tentam ao máximo controlar seus gastos e custos, através de aperfeiçoamentos das suas informações geradas, implementando novos e modernos sistemas, com treinamentos para funcionários, e sempre acompanhando a relação de custo e benefício que esses novos e otimizados processos poderão trazer para seus negócios.

Parte importante da construção do nosso pensamento é entender o que é um sistema. Sistema, assim entendido para Bertalanffly(1975), “A Teoria dos Sistemas na ciência opõem-se a uma visão clássica de procedimentos analíticos, resumindo-se que o todo é mais importante que a soma das partes”. Para Oliveira(1990), “Sistema é um conjunto de partes inter agentes e interdependentes que, conjuntamente formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função”. Então Sistema, conjunto de elementos com funções ordenadas, sendo inter-relacionados e independentes, partes que interagem e que formam um todo organizado. No ambiente empresarial, essa visão é denominada de Sinergia, que é ação conjunta de diversas partes na construção do todo, entendendo-se que o importante está na organização como um todo e não nas suas partes.

Os sistemas podem ser considerados Abertos e Fechados, Sistemas quando são abertos interagem com o ambiente externo e por conseqüência Sistemas fechados não possuem essa propriedade de poder se relacionar com o ambiente externo.

Estendendo a construção do conceito de sistema, vamos chegar nos componentes do sistema. Um sistema, com vimos, incorpora uma noção de conjunto, e esse “conjunto” possuí elementos básicos que são: Objetivos do sistema, Ambientes do Sistema ou Processamento. Os objetivos de um sistema são os pontos mais importantes de um sistema, praticamente é o que queremos que esse sistema faça ou execute. Conforme Oliveira(1990), “O objetivo é a própria razão da existência do sistema, ou seja, é a finalidade para o qual o sistema foi criado”. Quando falamos de ambientes desse sistema, relacionamos com os limites que esse sistema vai possuir.

3. Contabilidade como Sistema de Informação
Quanto há construção da idéia de Contabilidade, para fecharmos esses três conceitos importantes. Temos, contabilidade como a ciência que estuda o patrimônio das organizações. A função da Contabilidade para um grupo de professores do Instituto de Investigaciones Contables da Faculdad de Ciências Econômicas de la Universidad de Buenos Aires é,“uma ciência factual, cultural, aplicada que se ocupa de las interrelaciones entre  los   componentes de los hechos informativos de todo tipo de ente. Los sistemas contables concretos respoderían a los Modelos Contables Alternativos que pueden elaborarse para satisfacer intereses de usuarios en sus respectivas decisiones”.

Resumindo, contabilidade é uma ciência factual social, que é responsável por apresentar respostas eminentes das variações patrimoniais das organizações. A contabilidade tem como propriedade esclarecer, e evidenciar relacionamentos entre as pessoas e propriedades de várias espécies.

A Contabilidade nada mais é do que um sistema, um sistema intitulado de “Sistema das partidas dobradas”, quando da sua criação foi assim, a Contabilidade, mostrada e difundida durante anos, como um sistema que convencionalmente precisa de um lado Devedor e outro lado Credor. Mostrando assim, em sua composição a formação de um sistema, de um método.

Vamos entrelaçar esses três importantes conceitos, o Sistema, a Informação e a Contabilidade, para a assim, chegarmos a Contabilidade como sistema de informação. Atualmente quando falamos em Contabilidade como informação no ambiente empresarial, nos deparamos como um assunto moderno, e de certa forma na “moda”. Vamos ver que a Contabilidade, nesse nível de informação que é importante para tomadas de decisão, está ligado inteiramente com a Controladoria.

A Controladoria será o ponto forte para fazermos essa ligação, pois é nesse modelo de gestão, que vem sendo muito utilizado, que a Contabilidade através da informação e sistema que a utiliza, possuí uma enorme importância nos ambientes empresariais atualmente.

3.1 Controladoria

A Controladoria na sua essência é um modelo de gestão, gestão de sistemas integrados em toda a organização, que serão monitorados por um controller, desempenhando sua função de maneira muito especial. Dentro do ambiente contábil e financeiro da organização, responsável de organizar e reportar informações relevantes para a tomada de decisão nas organizações. Para Nakagawa(1993),“O controller acaba tornando-se o responsável pelo projeto e manutenção de um sistema integrado de informações, que operacionaliza o conceito de que a contabilidade, como principal instrumento para demonstrar a quitação de responsabilidades que decorrem da accountability da empresa e seus gestores, é suportada pelas teorias da decisão, mensuração e informação”.

Fazendo a relação da dependência para a geração da informação contábil dentro de um sistema, devemos ressaltar que a empresa tem como característica ser um sistema aberto, por sofrer influências externas, por ser afetada por vários fatores, humanos, de energia, de matérias-primas e produtos, etc. As organizações possuem propósitos básicos, que as mesmas tendem a divulgar como suas missões.  Para Nakagawa(1993), “A missão de uma empresa é sua razão de ser e poder ser expressa em diversos níveis de abstração”. Entendemos, que a missão da empresa está em procurar fazer o melhor para atender seus usuários internos e externos em todos os ambientes, desde clientes até seus acionistas. E dentro dessa responsabilidade de concluir sua missão, a organização procura de uma forma ordenada e racional, e em conjunto com a controladoria e suas funções na organização poder ter e trazer eficiência e eficácia em suas operações.

Há formação das informações são levadas, ou melhor, gerenciadas pelo setor de Controladoria. O controller, cargo de staf entre gerentes e diretores, possuí a missão de trabalhar todas essas informações geradas pelo setor contábil, e só é possível para o controller ter sucesso nesse apoio a gestão empresarial, se a Contabilidade gerar as informações corretas, no tempo exato para que elas possam acontecer.

Gerentes e administradores estão a todo o momento defronte de problemas e a eles cabem a responsabilidade, na maioria das vezes, de soluciona-los e tomam as suas decisões fazendo a escolha dentre soluções alternativas. Que são baseadas em um adequado e firme sistema de informações.

3.2  Contabilidade como ferramenta na tomada de decisões

Nesse ponto que entra a Contabilidade como grande ferramenta, dando o suporte necessário para as tomadas de decisões. Pois, na maior parte das vezes, é pela contabilidade que se passam todas as informações, qualitativas, quantitativas. Essas informações podem ser representatadas por números abstratos, ou até mesmo representar movimentações físicas. Com a contabilidade servindo de geração de informação os rumos das decisões são mais concretos e fiéis a realidade, claro, desde que a Contabilidade em sua essência seja levada a sério, com responsabilidade, e que o investimento tecnológico feito para que o trabalho da Contabilidade dentro da organização, seja também feito de forma coerente com a realidade da organização, melhor dizendo, que o investimento em ferramentas tecnológicas para dar o suporte necessário há contabilidade seja adequado. Nash e Roberts(1984), definem de forma interessante o sistema de informação para as organizações.
 
“O sistema de informações é uma combinação de pessoas, facilidades, tecnologias, mídias, procedimentos e controles, com os quais se pretende manter canais de comunicação relevantes, processar transações rotineiras, chamar a atenção dos gerentes e outras pessoas para eventos internos e externos significativos e assegurar as bases para a tomada de decisões inteligentes”.
 
Dentro desse mesmo pensamento, entendemos que é assim que a contabilidade deve agir dentro das organizações empresariais, a Contabilidade deve ser gerida da combinação de fatores tecnológicos, humanos,e intelectuais, que combinados formarão o sistema de informação contábil. A Contabilidade através da Controladoria acaba servindo como um sistema de apoio à gestão empresarial, através de definições de padrões internos. Para Nakagawa(1993), “O Sistema contábil de informações é orientado por um conjunto de regras de controle de entrada, processamento, avaliação e saída de dados. Na entrada, o sistema só contempla dados relacionados com transações que guardem conformidade com os chamados “Postulados Ambientais” da Contabilidade, os quais, se admitidos, passam a ser tratados de acordo com os procedimentos de controle interno das empresas”.

Durante os últimos anos tem-se observado uma mudança significativa quanto à definição do objetivo da Contabilidade. O “APB Statement n°4 – Basic Concepts and Accounting Principles Underlying Financial Statements of Business Enterprises (1970) -, diz o seguinte:
“A Contabilidade é uma atividade de serviço. Sua função é a de promover informação quantitativa, principalmente de natureza financeira e concernente a entidades econômicas, na expectativa de que ela seja útil para a tomada de decisões econômicas”.
 
Portanto, a Contabilidade deve ser levada a sério como uma ferramenta de apoio a tomada de decisões, deve ser abordada de forma coerente e seguindo seus princípios e padrões para que de forma clara e exata possa servir como orientação para gestores e administradores tomarem decisões importantes. Dentro de organizações que dêem valor a essas informações, maneira com que as mesmas sejam formadas, o ambiente onde essas informações serão geradas, devem ser adequados. No que leva-nos a pressupor, profissionais treinados, e uma ferramenta tecnológica adequada com as necessidade que a organização possa ter. Pois, para a Contabilidade servir como ferramenta a tomadas de decisões, não basta somente a visão da organização aceitar e querer que esse mecanismo funcione assim, se não der subsídios para que isso possa acontecer.

4. Conclusões
A Contabilidade é um grande sistema, por si só, gera informações de diversos modos. Deve ser, a Contabilidade, aliada de seus usuários, tanto usuários operacionais, como o usuários finais, sejam gestores ou acionistas. Em um mundo globalizado e competitivo, a informação ganha a cada dia mais valor. A Contabilidade como sistema deve ser uma ferramenta de informação, e trazer cada vez mais uma informação clara, precisa e exata para as organizações.

Empresas a cada dia mais consideram suas informações primordiais, e sabem que através do trabalho da Contabilidade como sistema de informação conseguem ter uma informação comparativa, competitiva, e principalmente uma informação gerencial.

A forma com que as organizações procuram trabalhar as suas informações é que vão posicionar, as mesmas dentro do mercado. Por isso, quanto mais essas informações possam ser claras, objetivas e competitivas, mais as organizações tendem a ganhar.

Podemos ver que atualmente grandes grupos empresariais levam o fato de possuir total controle e gestão, em cima de suas informações, muito a sério. E o investimento, tanto tecnológico e de material humano, são muito fortes. Esses investimentos, juntamente com o sistema contábil, levam organizações ao sucesso esperado por seus gestores e acionistas.

Referências Bibliográficas:
PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de Informações Contábeis. 4° Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2004.
NAKAGAWA, Masayuki.  Introdução à Controladoria. São Paulo: Editora Atlas, 1993.
SANTOS, José Luiz dos; SCHMIDT, Paulo; FERNANDES, Luciane Alves; MACHADO, Nilson Perinazzo. Teoria da Contabilidade. São Paulo: Editora Atlas, 2007.